Как правильно написать деловое письмо

Неотъемлемой частью работы представителей бизнеса стало деловое письмо, образец корреспонденции такого рода вы сможете найти в одном из разделов нашей статьи. Именно с помощью деловых писем можно оперативно и максимально эффективно урегулировать рабочие вопросы, выйти на контакт с конкурентами или потенциальными партнерами, оповестить их о грядущих событиях с пометкой «важное», связаться с поставщиками и клиентами. Ваше обращение, помещенное в рамки делового письма, будет выглядеть солидно и определенно обратит на себя внимание.

Деловые письма: шаблоны и правила написания

Бланк официального письма — это то, что нужно купить в бумажном или оформить в электронном виде в первую очередь. Готовые бланки с оригинальным оформлением и декоративными элементами (рисунки, тиснение, вязь, узоры) помогут подчеркнуть деловой стиль обращения.

Красивые бланки также продемонстрируют получателю отличный вкус отправителя, покажут ему, что он общается не с «шарашкиной конторой», а с представителем серьезной фирмы. Чтобы понять разницу между деловым письмом на обычном листе офисной бумаги и им же на специальном бланке, приведем пример. Вы встречаетесь с продавцом, который после сделки передает вам свою визитку с контактными данными:

• Визитка с черном-белым текстом на обычной «мнущейся» картонке сразу продемонстрирует вам, что у продавца плохо со средствами и его бизнес либо только открылся, либо скоро закроется.
• Стильная, красивая цветная визитка с надписью, выполненной оригинальным шрифтом и покрытой «золотом». Заламинированная или покрытая специальным «бархатным» напылением. Может быть даже фосфорицирующая в темноте, чтобы номер телефона можно было набрать даже во мраке подвала или улицы с разбитыми фонарями. Если она попадет к вам в руки, вы сразу почувствуете высокий уровень этой компании.

Точно такая ситуация и с бланками. Они такая же важная часть вашей репутации, как и отзывы клиентов или лейбл. На готовых бланках указаны контактные данные: название компании, адрес, логотип, телефон, почтовый ящик, сайт и иная информация, которая может стать полезной для получателя.

Пример делового письма — структура и виды

Наполнение деловых писем делится на три части:

• Вступительная. Подготовка к рассмотрению основного вопроса, знакомство с темой. В этой части обычно содержатся ссылки на какие-либо значимые факты или документы, которые стали причиной для написания письма.
• Основная. Здесь отображается суть письма, разложенная по полочкам разделов и абзацев. Описываются ситуации и события, проводится их оценка или доказательство. В этой части приводят доводы, которые что-то подтверждают. Стимулируют поступить тем или иным образом. Призывают об участии в каком-то мероприятии, которые окажется важным для получателя.
• Заключительная. В этой части составитель резюмирует все вышесказанное, подводит итоги в форме предложений, отказов, просьб, напоминаний.

Вся информация в письме должна излагаться последовательно, а ее смысл — плавно перетекать из одной структурной единицы в другую. Любое деловое письмо начинается с обращения к получателю, которое выровнено по центру бланка.

Этот нюанс очень важен, так как именно такое расположение вступительной части текста привлекает к себе повышенное внимание и сразу же заявляет об официозе письма. При составлении деловой корреспонденции необходимо учитывать:

• позицию адресата;
• характер отношений с получателем;
• правила этикета.

Обращение к адресату в деловом письме оформляется с соблюдением правил вежливого общения. В его содержании не должна присутствовать эмоциональная составляющая, наличие которой и отличает деловое письмо от частной переписки. Особое внимание акцентируют на стиле изложения.

Специально для деловой переписки существует официально-деловой язык. Он формируется в рамках жесткого регламента отношений между юридическими лицами, а предметом общения всегда является деятельность какой-либо организации. К основным признакам официально-деловой речи можно отнести следующие черты:

• подчеркнутое соблюдение дистанции между адресатом и отправителем;
• использование словосочетаний с отглагольными существительными;
• применение специализированных терминов;
• лаконичность, краткость и ясность текста;
• сдержанный тон общения.

Официальное письмо: образец

Образцы деловых писем позволяют составить общее представление о том, какими они вообще должны быть. Помимо стиля и содержания есть еще множество нюансов, которые обязательно должны учитываться в деловой переписке.

К ним можно отнести правила сокращений, особенности написания адреса, допустимая длина текста, детали форматирования. Ширина отступа, «выравнивание» текста, размеры абзацев, высота букв, тип шрифта — все это имеет большое значение для деловой переписки. Ниже мы приведем несколько образцов деловых писем.

Письмо напоминание

Гарантийное письмо

Претензия

Классификации деловых писем

В любом письме основная составляющая — это его информационное наполнение. В зависимости от сложности структуры письма классифицируют на два типа:

• простые;
• сложные.

В первых используется короткий текст, который предназначен для оповещения отправителя и не требует от него ответа. Таким способом обычно оформляются письма в рассылках для клиентов или партнеров. Сложные письма имеют многоступенчатую информационную структуру. Они делятся на абзацы, разделы, пункты. Каждая из структурных единиц посвящена конкретному вопросу в рамках общей темы.

Помимо простых и сложных деловые письма классифицируются еще на несколько видов в зависимости от характера их содержания: благодарственные, сопроводительные, пригласительные, информационные, рекламные, гарантийные, содержащие инструкции, предложения о сотрудничестве, запросы и просьбы. В зависимости от типа носителя деловая корреспонденция классифицируется на два типа:

• бумажная;
• электронная.

Первый вид постепенно уходит в прошлое, так как сейчас корреспонденцию намного удобнее составлять и отправлять в электронном виде, тем более, что у любого адресата есть виртуальный почтовый ящик. На всякий случай лучше держать несколько шаблонов-заготовок писем разной тематики. К примеру, с предложениями для партнеров и для рассылки своим клиентам. Тогда можно сэкономить время на составлении писем и их отправке.

Образцы деловых писем позволяют «набивать руку» на их составлении. Возможно вы долгое время писали только напоминания, а когда потребовалось быстренько набросать претензию, совершенно растерялись. В этом нет ничего страшного. На образцах учатся как новички, так и опытные работники, которые раньше просто не сталкивались с отдельными видами деловых писем. А их существует немало, в этом мы с вами уже успели убедиться.